તમારા કોલેજના પ્રોફેસરને ઈમેલ કરો: શું કરવું અને શું નહીં | શિક્ષણ

સૌથી વધુ કોલેજ વિદ્યાર્થીઓ તેમનો મોટાભાગનો ઈલેક્ટ્રોનિક સંચાર ટેક્સ્ટ મેસેજિંગ દ્વારા કરે છે. પરંતુ પ્રોફેસરોનો સંપર્ક કરતી વખતે તેમને ઈમેલ મોકલવાની જરૂર પડી શકે છે.

ટેક્સ્ટિંગ કેઝ્યુઅલ છે: સંદેશ કંપોઝ કરતી વખતે વિદ્યાર્થી લાંબા શબ્દોને સંક્ષિપ્ત કરવા અથવા ઇમોજીસ માટે વિરામચિહ્નો બદલવા વિશે બે વાર વિચારી શકશે નહીં. પરંતુ ઈમેલ માટેના ધોરણો અલગ છે, ખાસ કરીને શૈક્ષણિક સેટિંગ્સમાં. નિષ્ણાતો કહે છે કે વિદ્યાર્થીઓની ઇમેઇલ્સ તેમના પ્રોફેસરો તેમને જે રીતે જુએ છે તે રીતે પ્રભાવિત કરી શકે છે.

“તમારા પ્રોફેસર તમને કેવા પ્રકારનો વિદ્યાર્થી અને વ્યક્તિ તરીકે જુએ તે વિશે વિચારો,” માઈકલ બર્ન્સ, એક વરિષ્ઠ લેક્ચરર અને કમ્યુનિકેશન સ્ટડીઝ વિભાગમાં કારકિર્દી તૈયારીના નિર્દેશક. ટેક્સાસ સ્ટેટ યુનિવર્સિટી, ઇમેઇલમાં લખ્યું હતું. “તમે ઇમેઇલમાં જે રીતે રચના અને વાતચીત કરો છો તે એક છાપ બનાવે છે અને તમે ખાતરી કરવા માંગો છો કે તમને હકારાત્મક રીતે જોવામાં આવે છે.”

પ્રોફેસરને ઇમેઇલ કરતી વખતે ટાળવા માટેની કેટલીક ભૂલો અને ધ્યાનમાં રાખવાના સિદ્ધાંતો અહીં છે.

કેટલાક પ્રોફેસરો અજાણ્યા સરનામાંઓમાંથી આવતા ઈમેલ ખોલશે નહીં. અને જેઓ કરે છે તેઓ પણ બર્ન્સ અનુસાર, વિદ્યાર્થીના વ્યક્તિગત ખાતામાંથી મોકલેલ એક પ્રાપ્ત કરી શકશે નહીં.

“એવું નથી કે હું જે સરનામું ઓળખતો નથી તેમાંથી હું ઇમેઇલ ખોલીશ નહીં, તે હકીકત વિશે વધુ છે કે ઘણા યુનિવર્સિટી ફાયરવોલ અજાણ્યા અથવા બિન-યુનિવર્સિટી ઇમેઇલ્સમાંથી સંદેશાઓ જંકમાં મોકલે છે અને અમે તે જોતા નથી.” તે કહે છે. “પ્રોફેસર સાથે પત્રવ્યવહાર કરતી વખતે વિદ્યાર્થીઓએ હંમેશા તેમના યુનિવર્સિટીના ઇમેઇલ સરનામાંનો ઉપયોગ કરવો જોઈએ.”

ઈન્સ્ટિટ્યૂટ ફોર ઈન્ટરકલ્ચરલ એન્ડ એન્થ્રોપોલોજીકલ સ્ટડીઝના ડાયરેક્ટર અને અંગ્રેજી પ્રોફેસર સ્ટેસી પેરીમેન-ક્લાર્ક કહે છે, “તમારા ઈમેલની વિષય રેખા ઈમેલની અંદરની સામગ્રી જેટલી જ મહત્વની છે.” વેસ્ટર્ન મિશિગન યુનિવર્સિટી.

મેરિલીન સેન્ડર્સ મોબલી, અંગ્રેજી અને આફ્રિકન અમેરિકન સ્ટડીઝના પ્રોફેસર એમેરીટા કેસ વેસ્ટર્ન રિઝર્વ યુનિવર્સિટી ઓહિયોમાં, કહે છે કે વિદ્યાર્થીઓને તેમના ઈમેઈલની અવગણના ન થાય તેની ખાતરી કરવા માટે સારી વિષય રેખાઓની જરૂર છે.

સ્પષ્ટ વિષય રેખાઓ પ્રોફેસરોને વિદ્યાર્થીની પૂછપરછની તાકીદને સમજવાની મંજૂરી આપે છે. વિદ્યાર્થીઓ વિષય રેખાઓનો ઉપયોગ કરીને વ્યવસાયિકતા દર્શાવી શકે છે જે તેમના સંદેશની સામગ્રીને યોગ્ય રીતે સારાંશ આપે છે.

પેરીમેન-ક્લાર્ક કહે છે, “જો તમને કોઈ પ્રશ્ન હોય, તો તમારી વિષય લાઇનમાં પ્રશ્ન શું છે તે વિશે ચોક્કસ રહો.” “ઉદાહરણ તરીકે, તમે ફક્ત ‘પ્રશ્ન’ કહેવાને બદલે ‘પ્રકરણ 2 ની સમીક્ષા શીટ વિશે પ્રશ્ન’ કહી શકો છો.”

જ્યારે વિદ્યાર્થીઓ “હે” અથવા “હાય” શબ્દો સાથે ઇલેક્ટ્રોનિક વાતચીત શરૂ કરવા માટે ટેવાયેલા હોઈ શકે છે, ત્યારે નિષ્ણાતો પ્રોફેસરોને સંબોધતી વખતે વધુ ઔપચારિક નમસ્કારનો ઉપયોગ કરવા પ્રોત્સાહિત કરે છે. મોબલી અને લેટ્રિઝ જોન્સન, અંગ્રેજી ભાષાના કલા અને સાક્ષરતાના સહયોગી પ્રોફેસર અલાબામા યુનિવર્સિટીયોગ્ય વિકલ્પો તરીકે “હેલો,” “ડિયર,” “ગુડ મોર્નિંગ” અથવા “શુભ બપોર” ઓફર કરો.

પ્રથમ વખત પહોંચેલા વિદ્યાર્થીઓ કદાચ જાણતા નથી કે તેમના પ્રોફેસર શું કહેવા માંગે છે. સાથે કેટલાક પ્રોફેસરો ડોક્ટરલ ડિગ્રી પસંદ કરી શકે છે “ડૉ.” શીર્ષક અન્ય લોકો તેમના પ્રથમ નામને પસંદ કરે છે. જ્યારે શંકા હોય ત્યારે, પેરીમેન-ક્લાર્કના મતે, “પ્રોફેસર” એ સલામત શરત છે.

“જો તમે પ્રોફેસરનું શીર્ષક જાણતા ન હો, તો ‘ડિયર પ્રોફેસર X’ સાથે તમારા ઈમેલની શરૂઆત કરવામાં ક્યારેય દુઃખ થતું નથી,” તેણી કહે છે.

જવાબની રાહ જોઈ રહેલા વિદ્યાર્થીઓ થોડા કલાકો પછી ફોલો-અપ ઈમેલ મોકલવા માટે લલચાઈ શકે છે. પરંતુ નિષ્ણાતો પ્રોફેસરોને જવાબ આપવા માટે પૂરતો સમય આપવાની સલાહ આપે છે.

લેખન કેન્દ્રના ડિરેક્ટર અને અંગ્રેજી પ્રશિક્ષક સારાહ જ્હોન્સન કહે છે, “જો તમે એવો પ્રશ્ન પૂછ્યો હોય કે જેનો તમારે જવાબ આપવાની જરૂર હોય, તો બે દિવસ પછી ખૂબ જ નમ્ર નજ ઈમેઈલ મોકલો, સપ્તાહાંતની ગણતરી ન કરો,” મેડિસન એરિયા ટેકનિકલ કોલેજ વિસ્કોન્સિનમાં.

Latrise Johnson વિદ્યાર્થીઓને વધારાની ઈમેલ મોકલતા પહેલા – એક સપ્તાહ – વધુ રાહ જોવાની સલાહ આપે છે. તેણી સમજાવે છે કે પ્રોફેસરો પાસે ઘણી વખત તેમના ઇનબોક્સમાં ઘણી બધી ઇમેઇલ્સ હોય છે અને અન્ય ઘણી નોકરીની જવાબદારીઓ હોય છે.

વિદ્યાર્થીઓ પાસે પહેલેથી જ તે માહિતીની ઍક્સેસ હોઈ શકે છે જે તેઓ પ્રોફેસર પાસેથી મેળવવાની આશા રાખે છે. સારાહ જોહ્ન્સન તેમને અભ્યાસક્રમ તપાસવા અથવા વર્ગની નીતિઓ અથવા અસાઇનમેન્ટ્સ અંગેના પ્રશ્નો માટે સહાધ્યાયીનો સંપર્ક કરવા પ્રોત્સાહિત કરે છે.

પ્રોફેસર તરફથી અગાઉ મોકલવામાં આવેલ ઈમેઈલમાં વિદ્યાર્થીને જરૂરી માર્ગદર્શન પણ હોઈ શકે છે. બર્ન્સ કહે છે કે વિદ્યાર્થીઓએ તેમના તમામ પ્રોફેસરોના ઈમેલ વાંચવાની જરૂર છે.

“અમે આનંદ માટે ઇમેઇલ્સ મોકલતા નથી, તેમાં ખરેખર મહત્વપૂર્ણ અભ્યાસક્રમની માહિતી હોય છે,” તે કહે છે. “તૈયાર વિદ્યાર્થી ઈમેલ વાંચે છે.”

કૉલેજ લેખન કેન્દ્રો ફક્ત એવા વિદ્યાર્થીઓ માટે નથી કે જેમને વર્ગના પેપરમાં મદદની જરૂર હોય. સારાહ જોહ્ન્સન વિદ્યાર્થીઓને ખાસ કરીને મહત્વપૂર્ણ ઈમેઈલમાં મદદ માટે તેમના લેખન કેન્દ્રની મુલાકાત લેવા પ્રોત્સાહિત કરે છે.

“ઉચ્ચ-સ્ટેક લેખન સાથે, તે ખૂબ મૂલ્યવાન હોઈ શકે છે,” તેણી કહે છે.

સ્પષ્ટતા મહત્વપૂર્ણ છે, પરંતુ વિદ્યાર્થીઓએ ઈમેલ એક્સચેન્જમાં તેમના પ્રોફેસરો પાસેથી શક્ય તેટલો ઓછો સમય લેવાનું લક્ષ્ય રાખવું જોઈએ.

“વિદ્યાર્થીઓને યાદ કરાવવાની જરૂર છે કે પ્રોફેસર પાસે તૈયારી, ગ્રેડિંગ, ઓફિસ સમય, વિભાગની મીટિંગ્સ, વ્યાવસાયિક મીટિંગ્સ, કોન્ફરન્સ, સંશોધન અને પ્રકાશન સમયમર્યાદા હોય છે જે તેમને વાંચવા અને ઇમેઇલ્સનો જવાબ આપવા માટેનો સમય મર્યાદિત કરે છે,” મોબલીએ એક ઇમેઇલમાં લખ્યું.

નિષ્ણાતો કહે છે કે તેમના પ્રોફેસરો સાથે જટિલ માહિતી શેર કરવાની આશા રાખતા વિદ્યાર્થીઓએ ઈમેલ મોકલતા પહેલા સંચારની અન્ય ચેનલોનો ઉપયોગ કરવા વિશે વિચારવું જોઈએ.

સારાહ જ્હોન્સન કહે છે, “જો તમે તમારી જાતને કોઈ ઈમેલ લખી રહ્યા છો જે તેના ચોથા ફકરામાં જાય છે, તો વિચારો કે શું ફોન કૉલ અથવા મીટિંગ એ તમારા પ્રોફેસરને શું કહેવાની જરૂર છે તે જણાવવા માટે વધુ સારી રીત હોઈ શકે છે.”

નિષ્ણાતો કહે છે કે “મોકલો” બટન દબાવતા પહેલા વિદ્યાર્થીઓએ ખાતરી કરવી જોઈએ કે તેમના ઇમેઇલ્સ ઔપચારિક અને વ્યાકરણની દૃષ્ટિએ સાચા છે.

બર્ન્સ કહે છે, “મને વારંવાર એવા ઇમેઇલ્સ પ્રાપ્ત થાય છે કે જેમાં કોઈ વિરામચિહ્ન નથી, કોઈ મોટા અક્ષરો નથી અને તેમાં LOL અથવા LMK જેવા સંક્ષિપ્ત શબ્દોનો પણ સમાવેશ થાય છે.” “એવી અપેક્ષા છે કે ઇમેઇલ પર વધુ સમય વિતાવવામાં આવે છે, જેનો અર્થ છે કે તે વધુ વ્યાવસાયિક અને પ્રૂફરીડ લખવું જોઈએ.”